Demande de consultation, prêt et prélèvement de collections

Retrouvez sur le site internet des bibliothèques toutes nos informations pour :

• la consultation et le prêt sur place à la Bibliothèque centrale et dans les bibliothèques spécialisées ;
• la fourniture de document à distance.

Les demandes de consultation et de prêt à but scientifique ou pédagogique doivent être effectuées via la plateforme internet Colhelper pour laquelle une création de compte est obligatoire. L’onglet Collections scientifiques permet d’accéder à la collection concernée.

Les demandes de prélèvements doivent être effectuées via la plateforme internet Colhelper pour laquelle une création de compte est obligatoire. L’onglet "Collections scientifiques" permet d’accéder à la collection concernée. Les demandes sont examinées par une commission de prélèvement constituée au sein de chaque ensemble de collections. Elle comprend le responsable scientifique de l’ensemble, le responsable du service de conservation de l’ensemble, le responsable scientifique du taxon concerné, le responsable de la délégation à la conservation et à la restauration, un expert extérieur choisi pour ses compétences dans le domaine concerné.

Les demandes de consultation et de prêt à but scientifique ou pédagogique doivent être effectuées via la plateforme internet Colhelper.

Les demandes de prêt pour exposition et/ou diffusion sont à renseigner dans la rubrique "Exposition". En raison des contraintes réglementaires de circulation des biens concernés et des interactions avec l’emprunteur, les demandes doivent être adressées au minimum 6 mois avant l’ouverture de l’exposition.

Elles doivent indiquer :

• Les titre, lieu et dates d’exposition,
• Le projet scientifique et culturel de l’exposition,
• Le rapport d’installation (facility report) du lieu d’exposition,
• Les conditions de présentation souhaitées pour chaque pièce ou spécimen,
• Les demandes de reproductions des pièces exposées pour le catalogue d’exposition ou tout autre usage de communication ou d’action pédagogique.

Quels sont les critères d'examen ?

• soit par les services Diffusion et médiation des savoirs et Conservation, restauration, numérisation de la Direction des bibliothèques,
• soit par les responsables scientifiques et techniques, la Délégation aux mouvements et acquisition et la Délégation à la conservation et à la restauration de la Direction des collections naturalistes.

• disponibilité de la pièce demandée,
• statut de la pièce et ses éventuelles clauses restrictives de prêt, notamment liées aux délivrances et obtentions des certificats et autorisations de transport et exposition pour les espèces réglementées et protégées,
• état de conservation du spécimen et sa fragilité,
• conditions de sécurité et de conservation offertes par l’établissement emprunteur,
• existence et l’adéquation du projet scientifique et culture,
• qualité et statut juridique de l’établissement emprunteur, formation de son personnel : toute demande émanant d’un organisme non muséal sera étudiée à titre individuel à la lumière de la pertinence de son projet scientifique et culturel et de sa capacité à assurer la mise en œuvre du prêt dans le respects des conditions stipulées.

Le circuit de décision

Les prêts pour exposition sont soumis à l’aval du Président du Muséum national d’Histoire naturelle après avis du Directeur général délégué aux Collections.

• Une demande formalisée ou complétée trop tardivement pour assurer la mise en œuvre du prêt.
• Des conditions de conservation et de sécurité jugées non conformes.
• La circulation des espèces protégées et réglementées est assujettie à la délivrance de documents légaux, dont les délais d’obtention peuvent remettre en cause la faisabilité des prêts.
• Les collections dont le Muséum national d’Histoire naturelle est gestionnaire et affectataire sont des collections nationales publiques et, pour partie, Musées de France. Toute demande d’emprunt sans projet scientifique et culturel détaillé, ou toute demande pour des finalités de décor ou d’agrément, sera refusée.
• Le refus du propriétaire lorsque la pièce de collection est en dépôt au Muséum.
• La non réception des documents originaux contractuels tels que la convention de prêt et l’original de l’attestation d’assurance.
• Le non recours à une société spécialisée dans l’emballage et le transport d’œuvres d’art, si cela a été stipulé comme condition d’obtention du prêt.
• La non prise en charge d’un potentiel convoiement.

La mise à disposition des spécimens et objets

Des propositions de calendrier d’enlèvement de départ et de retour devront être faites :

• au service Conservation, restauration, numérisation pour les collections documentaires et archivistiques,
• à la Délégation aux mouvements et acquisitions pour les collections naturalistes.

Les objets sont mis à disposition au maximum deux semaines avant l’ouverture de l’exposition, et les restitutions sont faites dans un délai maximal de deux semaines après la date de fermeture. Toute demande dérogatoire sera étudiée au cas par cas et devra être dûment motivée.

Selon la durée de l’exposition et le type de documents ou de spécimens demandés, des rotations pourront être demandées, assorties d’un éventuel convoiement. Leurs dates et modalités seront fixées dans la convention de prêt.

Nos exigences en termes de conditions de prêt

• la fourniture des cadres et cartons de montage pour les encadrements, qui seront réalisés par l’atelier de restauration des bibliothèques.
• le nettoyage et la restauration pour les spécimens de collections naturalistes lorsqu’ils sont nécessaires au prêt de l’objet.
• l’assurance clou à clou et tous risques exposition
• l’installation et le soclage si la création de nouveaux équipements est nécessaire.
• l’utilisation et la couverture détaillée d’un transport admis par nos services.
• le convoiement aller-retour incluant les per diem du convoyeur, si exigé par le Muséum national d’Histoire naturelle.
• l’envoi de catalogues adressé à la Direction générale déléguée aux collections, dont le nombre sera stipulé dans la convention.
• les frais d’emballage et de transport.

 Le Muséum national d’Histoire naturelle demande instamment que ces opérations soient réalisées par des entreprises spécialisées dont le nom doit lui avoir été soumis au préalable.

Toute manutention par des personnels non qualifiés et non habilités et tout transport par des véhicules autres que des véhicules administratifs aménagés seront systématiquement refusés. 

Le prêt est conditionné à la signature d’une convention du Muséum national d’Histoire naturelle.

L’emprunteur devra faire figurer à côté de l’image utilisée ou du spécimen présentée et sur tous les supports (publications, communications, etc.) la légende et le crédit des objets fournis : nom de l’objet © Muséum national d’Histoire naturelle / nom du photographe ou les crédits spécifiques fournis par le Muséum. 

Les questions les plus fréquemment posées

Toute demande de prêt supplémentaire, de modification de dates ou de lieux doit faire l’objet d’une information 4 mois minimum avant la date d’ouverture

• à l’adresse expodbd [@] mnhn.fr pour les collections archivistiques et documentaires,
• à la délégation aux mouvements et acquisitions pour les collections naturalistes. 

Cette demande sera soumise à la validation de la direction générale déléguée aux collections.

Toute annulation de prêt devra être transmise dans les meilleurs délais :

• à l’adresse expodbd [@] mnhn.fr pour les collections archivistiques, documentaires et artistiques, 
• à la délégation aux mouvements et acquisitions pour les collections naturalistes.

Les frais déjà engagés demeureront à la charge de l’emprunteur.

Toute demande d’utilisation des photographies et/ou des images animées des objets et/ou spécimens empruntés appartenant au Muséum national d’Histoire naturelle (pour tout type d’exploitation, commerciale ou non) doivent être impérativement adressées :

• au service Diffusion et médiation des savoirs de la Direction des bibliothèques, à l’adresse biblimages [@] mnhn.fr,  pour les collections archivistiques, documentaires et artistiques, 
• au service Images de la Direction des publics, à l’adresse  phototheque [@] mnhn.fr pour les collections naturalistes.

Toute demande d’autorisation d’effectuer des prises de vues photographiques et/ou vidéographiques dans les locaux du Muséum national d’Histoire naturelle et/ou de prendre en photographie ou de filmer les objets et/ou spécimens empruntés et encore protégés par les dispositions relatives à la propriété intellectuelle doivent être adressées au service dédié :

Faire une demande de tournage ou de prises de vue

Vos interlocuteurs

Selon les sujets, les emprunteurs sont invités à utiliser les adresses de contact et à les mentionner en copie de tous leurs échanges :

• prise de contact, recherches préalables à la demande, demande de partenariat : patrimoinedbd [@] mnhn.fr
• dépôt de la demande officielle : expodbd [@] mnhn.fr

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