Politique de protection des données à caractère personnel du Muséum national d’histoire naturelle en matière de recrutement

Au Muséum national d'Histoire naturelle, nous prenons soin de vos données !

Cette politique vise à informer les candidats à l’emploi de manière claire et simple sur les traitements de données opérés par le Muséum sur son site https://recrutement.mnhn.fr. Elle vous permettra de mieux comprendre quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et l’utilisation que nous en faisons, dans le respect de vos droits.

Le Muséum s’engage, conformément à la législation en vigueur, à protéger votre vie privée en assurant la protection, la confidentialité, la non-altération, la disponibilité et la sécurité des données personnelles que vous nous confiez lorsque vous postulez.

Le responsable de traitement est le Muséum national d'Histoire naturelle, représenté par son Président. Il s'agit d'un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, dont le siège social se situe 57, rue Cuvier à Paris 05.
La présente politique peut être mise à jour à tout moment. En conséquence, le candidat est invité à se référer à la dernière version en vigueur.

Les grandes principes

Le Muséum s’engage sur les principes essentiels suivants afin de garantir le respect des droits fondamentaux :

  • Transparence : nous vous fournissons toutes les informations utiles sur le traitement de vos données, notamment les finalités et les destinataires ;
  • Minimisation des données : nous collectons et traitons uniquement les données adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
  • Confidentialité et intégrité : nous mettons en place toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la divulgation, la perte, l’altération ou l’accès par un tiers non autorisé ;
  • Conservation : nous conservons vos données personnelles uniquement pour le temps nécessaire aux fins du traitement ou du service déterminé ;
  • Respect de vos droits : nous vous offrons la possibilité d’accéder, de modifier et de vous opposer aux traitements de vos données, soit directement via vos espaces personnels, soit via la Direction des ressources humaines ou notre Délégué à la Protection des Données. Lorsque la loi l'autorise, nous vous offrons également la possibilité d'exercer votre droit à la limitation du traitement, ainsi que votre droit à la portabilité de vos données ;
  • Engagement de nos partenaires : les opérations pour lesquelles nous faisons appel à des partenaires spécialisés font l’objet d’un contrat afin de vous assurer de la protection de vos données et du respect de vos droits.

Pourquoi le Muséum traite vos données personnelles ? sur quelle base légale ? 

Le Muséum traite vos données à caractère personnel dans son intérêt légitime pour :

  • gérer votre compte/profil de candidat, vos dossiers de candidatures, mettre en œuvre et suivre les entretiens et le processus de sélection, gérer les recommandations et références, 
  • constituer une CVthèque pour vous proposer des opportunités, parmi nos postes vacants, correspondant à vos compétences et vos souhaits de carrière,
  • réaliser des études statistiques dont l’objectif est d’améliorer l’expérience candidat et nos pratiques de recrutement,
  • vous permettre d’effectuer une demande ou une réclamation.

Le Muséum traite aussi de vos données personnelles dans le cadre d’une relation précontractuelle afin d’établir les promesses d'embauche et les contrats.
Vos données peuvent par ailleurs alimenter nos traitements suivants : 

  • La gestion des contentieux,
  • La gestion administrative du personnel en cas de recrutement.

Quelles sont les informations personnelles traitées ? 

Une donnée personnelle est une information se rapportant à une personne physique identifiable directement ou indirectement.

Dans le cadre du processus de recrutement, les données collectées et traitées sont celles que vous nous fournissez directement dans le cadre du processus de recrutement : données d’identité et de contact, profil professionnel (CV, références, qualifications et parcours), données d’ordre économique et financier (par exemple la rémunération actuelle et celle souhaitée) ainsi que toute information que vous communiquerez spontanément.

Ces informations permettent au Muséum de gérer adéquatement votre candidature à des fins de recrutement possible.
Le Muséum peut également recueillir et traiter les Données personnelles divulguées dans les profils de réseaux sociaux professionnels des candidats (par exemple, LinkedIn), chaque fois que cela est considéré comme nécessaire et pertinent pour l’exécution du travail demandé.
Peuvent s’ajouter à ces données, les comptes rendus d’entretien rédigés par les agents du Muséum en charge de votre recrutement.

Catégories particulières de Données personnelles 

Lorsque vous créez un compte sur notre site de recrutement, vous serez autorisé à télécharger des documents comme votre CV. Ces documents pourraient contenir des Données personnelles sensibles c'est-à-dire «des données à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique », tel que défini par l’Article 9 du RGPD.

Nous vous demandons de ne pas divulguer des données personnelles appartenant à ces catégories dans ces documents, ou dans une autre section du Site, sauf si vous considérez cela est strictement nécessaire. Si vous le faites, alors ces données personnelles peuvent être traitées du fait de votre consentement explicite – Article 9.1 du RGPD.

Données de navigation

Le fonctionnement du Site, comme c’est standard avec n’importe quel Site Internet, implique l’utilisation de systèmes informatiques et les procédures software, qui collectent des informations sur les utilisateurs du Site dans le cadre de leur opération de routine. Même si le Muséum ne recueille pas ces informations afin d’établir des liens avec des utilisateurs spécifiques, il est malgré tout possible d’identifier les utilisateurs soit directement par l’intermédiaire de ces informations, soit en utilisant les autres informations collectées – par conséquent, ces informations peuvent être considérées comme Données personnelles.

Ces informations comprennent plusieurs paramètres liés à votre système d’exploitation et les environnements informatiques, y compris votre adresse IP, lieu (pays), les noms de domaine de votre ordinateur, les adresses URI (Uniform Resource Identifier), les adresses des ressources que vous demandez sur la Site, le temps des demandes, la méthode utilisée pour soumettre des demandes au serveur, les dimensions du fichier obtenu en réponse à une demande, le code numérique indiquant l’état de la réponse envoyée par le serveur (succès, erreur, etc.), etc.

Ces données sont utilisées exclusivement pour compiler les renseignements anonymes et statistiques sur l’utilisation du Site, aussi bien pour assurer son bon fonctionnement que d’identifier des failles et/ou abus du Site.

Comment le Muséum utilise vos données ?

Vos informations personnelles sont collectées aux fins détaillées ci-après.
Dans nos formulaires, le caractère obligatoire des réponses est indiqué par un astérisque.

Si vous ne souhaitez pas fournir les renseignements demandés identifiés comme obligatoires, vous ne pourrez pas accéder à certains services. Les autres informations sont destinées à mieux vous connaître, par conséquent, elles sont facultatives.
Les délais de conservation de vos données sont définis par le Muséum au regard des contraintes légales et contractuelles. Ces délais sont fixés en fonction des finalités poursuivies. Passés ces délais, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, c’est-à-dire modifiées de façon à rendre définitivement impossible leur rattachement à une personne.

En application du Code du patrimoine, nous pouvons être amenés à conserver au terme de la durée de conservation certains documents, vous concernant, présentant une utilité administrative ou un intérêt scientifique, statistique ou historique.

Gestion de votre candidature

FinalitésGérer votre compte/profil candidat, vos dossiers de candidatures, mettre en œuvre et suivre les entretiens et le processus de sélection, gérer les recommandations et références
Base légaleIntérêt légitime
Données traitées et durée de conservationIdentifiant*, mot de passe*, Nom*, prénom*, adresse mail*, téléphone fixe et/ ou portable*, CV*, Lettre de motivation*, niveau d'études, diplômes obtenus, Statut fonctionnaire / contractuel, emploi demandé, profils professionnels des médias sociaux des candidats à certains emplois, lorsque cela est nécessaire et pertinent ; Handicap (oui/non) ; - si poste ouvert aux personnes en situation de handicap ; dernier entretien professionnel (Durée du recrutement + 1 an après le dernier contact avec le candidat sauf demande expresse de destruction ou accord formel du candidat pour une durée de conservation plus longue)
Trace de connexion à l’espace Recrutement (1 an)
DestinatairesPersonnes chargées du recrutement au sein du Muséum, aux administrateurs et prestataires informatiques, ainsi qu’à notre éditeur et administrateur du logiciel de gestion du recrutement, de notre site internet recrutement

Etablissement des promesses d’embauches et des contrats

FinalitésÉtablir les promesses d'embauche et des contrats
Base légaleExécution d'un contrat ou mesures pré-contractuelles
Données traitées et durée de conservationNom*, Prénom*, date et lieu de naissance*, adresse de domiciliation*, , fiche financière et/ou dernière fiche de paie, régime et base de calcul de la rémunération, Identité bancaire*, Numéro de sécurité sociale*, copie du livret de famille*, copie de la carte d’identité*, copie des diplômes, certificat de travail. (Durée du contrat / du lien de l'agent avec la personne morale gestionnaire + archivage)
DestinatairesDirection des Ressources Humaines

Constitution d’un vivier de candidats

FinalitésConstituer une CVthèque pour vous proposer des opportunités, parmi nos postes vacants, correspondant à vos compétences et vos souhaits de carrière
Base légaleConsentement
Données traitées et durée de conservationCV, profil candidat (2 ans à compter du dernier contact)
DestinatairesDRH, service recruteur, prestataires externes

Réalisation d’études

FinalitésRéaliser des études quantitatives et qualitatives dans le but d’améliorer l’expérience candidat sur nos outils de recrutement
Base légaleIntérêt légitime
Données traitées et durée de conservationOrigine de la candidature (Jobboards), données genrées, nombre de candidatures reçues, statut des candidats, analyse des rémunérations demandées. 
DestinatairesDRH, Instances de gouvernance 

Gestion des demandes de droit d’accès, rectification, opposition, effacement, limitation, portabilité

FinalitésVous permettre d’exercer vos droits sur vos données personnelles
Base légaleObligation légale
Données traitées et durée de conservationContenu des échanges, nom, prénom, adresse mail, preuve d’identité (de manière exceptionnelle si nous n’avons pas d’autre moyen de vous identifier), copie des données demandées (1 an)
DestinatairesDRH, service recruteur, délégué à la protection des données

Exigence légale ou réglementaire

Le Muséum peut être tenu de communiquer vos données personnelles en cas de demandes légitimes d’autorités publiques, notamment pour répondre à des exigences en matière de sécurité nationale, de lutte contre la fraude ou d’une autre obligation légale.

Transfert des données hors de l'Union Européenne

Aucun transfert des données hors de l’Union Européenne n’est réalisé.

Sécurité et confidentialité des données personnelles

Le Muséum national d’histoire naturelle s’engage à prendre toutes mesures afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants.
A cet effet les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données personnelles vous concernant sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données.

Droit des personnes dont les données sont collectées et traitées

Tout candidat dispose à tout moment et gratuitement du droit de décider et de contrôler l’usage qui est fait de ses données, sous réserve d’en remplir les conditions :

  • droit d’accès et de rectification, mise à jour et complétude de ses données à caractère personnel ;
  • droit d’effacement de ses données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmés ;
  • droit d’opposition pour un motif légitime ;
  • droit de retrait du consentement à tout moment ;
  • droit de limitation du traitement ;
  • droit à la portabilité de vos données ;
  • droit de formuler des directives concernant la conservation, l'effacement et la communication de ses données personnelles après sa mort.

Vous pouvez exercer vos droits :

  • par email, accompagné de votre numéro de référence de candidat (reçu avec l’accusé de réception de votre candidature par exemple) ou à défaut d’une copie de tout document d’identité : dpo [@] mnhn.fr.
  • par courrier accompagné d’une copie de tout document d’identité en s’adressant à : 

Direction des ressources humaines – 57 rue Cuvier 75005 Paris
Si vous souhaitez des précisions sur le contenu de ces droits, merci de nous contacter aux adresses susmentionnées. 

Le Muséum répondra à vos demandes d’exercice de droit dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception des demandes.

En cas de difficulté dans la gestion de ses données personnelles, l’Utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
 

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