Demande de prêt et consultation de collections

Les collections du Muséum national d'Histoire naturelle peuvent être prêtées pour la recherche comme pour des expositions. Vous trouverez dans cette rubrique les procédures et les conditions d’emprunts, ainsi que toutes les informations nécessaires pour effectuer une demande.


Formuler une demande de prêt via COLHELPER

Comment formuler une demande de prêt ?
Toute demande de prêt doit être effectuée via la plateforme internet Colhelper pour laquelle une création de compte est obligatoire.

NB. Toutes les demandes de prêt pour exposition et/ou diffusion sont à renseigner dans la rubrique "Exposition". Pour les demandes de prêts scientifique, elles doivent être renseignées dans la rubrique correspondant à la collection concernée.

Dans le cadre d’exposition et de diffusion, toute demande officielle doit être effectuée dans un délai minimum de 4 mois avant l’ouverture de l’exposition. Ce délai a été défini en fonction des ressources disponibles au bureau de la régie, des interactions avec l’emprunteur et des contraintes réglementaires de circulation des biens concernés.
Le bureau de la régie se réserve le droit de ne pas accepter ces demandes si le délai est trop court au vu de la demande.
La gestion des demandes de prêts à but de diffusion est assurée par le bureau de la régie du muséum qui constitue le seul interlocuteur direct pour toutes les questions relatives à la demande d’emprunt.

Les informations à fournir dans votre demande Colhelper
Le demandeur dispose d’un champ libre pour préciser :

  • Les dates d’exposition
  • La liste complète des spécimens sollicités
  • Les conditions de présentation et de conservation.
  • Si l’institution ne dispose pas d’un rapport d’installations, un questionnaire est systématiquement retourné et à compléter par l’emprunteur pour statuer sur la faisabilité du prêt.
  • Le projet scientifique et culturel de l’exposition.

Un descriptif décrivant le contenu scientifique de l’exposition doit impérativement être joint notamment pour motiver l’obtention des documents réglementaires indispensables à l’exposition et aux mouvements de spécimens d’espèces de faune et de flore réglementées et protégées.


L’examen de la demande

Quels sont les critères d'examen ?
Chaque demande est étudiée et traitée sur les critères suivants en concertation avec les chargés de collection et les équipes techniques :

  • La disponibilité du spécimen ou de l’objet.
  • Le statut du spécimen et ses éventuelles clauses restrictives de prêt, notamment liées aux délivrances et obtentions des certificats et autorisations de transport et exposition pour les espèces réglementées et protégées.
  • L’état de conservation du spécimen et sa fragilité
  • Les conditions de sécurité et de conservation offertes par l’établissement emprunteur.
  • L’existence et l’adéquation du projet scientifique et culturel.
  • La qualité et le statut juridique de l’établissement emprunteur, son inscription au label Musée de France et la formation de son personnel.

Cf. Article 14 de la loi dite Musées de France du 4 janvier 2002 abrogé par l’ordonnance
2004-178 2004-02-20 art. 7 par dispositions réglementaires du code du patrimoine.
De ce fait, toute demande émanant de tout organisme non muséal sera étudiée à titre individuel à la lumière de la pertinence de son projet scientifique et culturel.

Le circuit de décision
Les prêts pour exposition sont soumis à l’aval du Directeur Général du Muséum national d’Histoire naturelle et du Directeur des Collections. Les chargés de collections donnent leur aval scientifique. Le bureau de la régie valide les conditions d’exposition, de transport, de manipulation ainsi que tous les aspects réglementaires et administratifs.

Motifs de refus et/ou de rétractation

  • La circulation des espèces protégées et réglementées est assujettie à la délivrance de documents légaux, dont les délais d’obtention peuvent remettre en cause la faisabilité des prêts.
  • En deçà du délai instauré de 4 mois, les demandes ne peuvent aboutir favorablement. 
  • Les collections dont le Muséum national d’Histoire naturelle est gestionnaire et affectataire sont des collections nationales publiques et pour partie, Musées de France. Aussi, toute demande d’emprunt sans projet scientifique et culturel détaillé, ou toute demande pour des finalités de décor ou d’agrément, sera systématiquement refusée.
  • La non réception des documents originaux contractuels tels que la convention de prêt et l’original de l’attestation d’assurance.
  • Des conditions de conservation et de sécurité jugées non conformes.
  • La non prise en charge d’un potentiel convoiement.
  • Le non recours à une société spécialisée dans l’emballage et le transport d’œuvres d’art, si cela a été stipulé comme condition d’obtention du prêt.

Nos exigences en termes de conditions de prêt

L’emprunteur doit prendre à sa charge les frais suivants :

  • Le nettoyage et la restauration lorsqu’ils sont nécessaires au prêt du spécimen.
  • L’assurance clou à clou et tous risques exposition
  • L’installation et le soclage si la création de nouveaux équipements est nécessaire.
  • L’utilisation et la couverture détaillée d’un transport admis par nos services.
  • Convoiement aller-retour incluant les per diem du convoyeur, si exigé par le Muséum national d’Histoire naturelle.
  • L’envoi de catalogues adressé au Bureau de la régie, dont le nombre sera stipulé dans la convention.
  • Les frais d’emballage et de transport

Le Muséum national d’Histoire naturelle demande instamment que ces opérations soient réalisées par des entreprises spécialisées dont le nom doit lui avoir été soumis au préalable.
Pour toute demande d’emballage et/ou de transport par des équipes professionnelles de musée, seul le bureau de la régie est compétent pour examiner ce type de demandes qui sera étudié au cas par cas.
Toute manutention par des personnels non qualifiés et non habilités et tout transport par des véhicules autres que des véhicules administratifs aménagés sera systématiquement refusé. Le prêt est conditionné à la signature d’une convention du Muséum national d’Histoire naturelle, qui remplace toutes feuilles de prêt adressées par les emprunteurs dans la mesure où sont stipulées les conditions de prêt.

La mise à disposition des spécimens et objets
Des propositions de calendrier d’enlèvement de départ et de retour devront être faites au bureau de la régie. Les objets sont mis à disposition au maximum deux semaines avant l’ouverture de l’exposition, et les restitutions sont faites dans un délai maximal de deux semaines après la date de fermeture.
Toute demande dérogatoire sera étudiée au cas par cas et devra être dûment motivée.


Questions fréquemment posées

Que faire en cas de modification de la demande ?
Toute demande de prêt supplémentaire, de modification de dates ou de lieux doit faire l’objet d’une information via Colhelper et au bureau de la régie, 3 mois minimum avant la date d’ouverture.
Cette demande sera soumise à la validation de la direction générale et de la direction des collections.

Que faire en cas d’annulation de la demande ?
Toute annulation de prêt devra être transmise dans les meilleurs délais au bureau de la régie. Les frais déjà engagés demeureront à la charge de l’emprunteur.

Quelles sont les conditions de reproductions et les droits des images des collections ?
Toute demande d’utilisation des photographies et/ou images animées des objets et/ou spécimens empruntés appartenant au Muséum national d’Histoire naturelle (pour tout type d’exploitation) doivent être adressées au service audiovisuel dédié : phototheque@mnhn.fr
Toute demande d’autorisation d’effectuer des prises de vues photographiques et/ou vidéographiques dans les locaux du Muséum national d’Histoire naturelle et/ou de prendre en photographie ou de filmer les objets et/ou spécimens empruntés et encore protégés par les dispositions relatives à la propriété intellectuelle doivent être adressées au service dédié : tournage@mnhn.fr

Quel contact utiliser en cas de besoin ?
Muséum national d’Histoire naturelle
Direction des collections
Bureau de la régie
57 rue Cuvier - CP 43
75005 Paris
regiecoll@mnhn.fr